您好!欢迎来到防城港市住房公积金管理中心!
关于印发《防城港市住房公积金管理中心合同管理办法》的通知
发布时间:2018-09-19 09:40:41     被阅览数:次     来源:防城港市住房公积金管理中心

关于印发《防城港市住房公积金管理中心

合同管理办法》的通知

 

各科室、办事处、管理部:

现将《防城港市住房公积金管理中心合同管理办法》印发给你们,请结合工作实际,认真贯彻落实。

 

 

防城港市住房公积金管理中心

2018年9月17日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

防城港市住房公积金管理中心

合同管理办法

 

第一章 总则

第一条 目的依据

为了进一步促进市住房公积金管理中心(以下简称“中心”)各项事业健康发展,加强中心合同管理工作,防范合同风险,维护中心的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》等有关法律法规,结合中心实际,制定本办法。

第二条 合同主体

中心法定代表人及其书面授权的代理人,可在相应权限范围和期限内,代表中心依法订立、履行、变更或解除合同。

经中心书面授权,中心所属的不具有独立法人资格的科室(处、部),可在授权范围内以中心名义对外订立、履行、变更或解除合同。

未经中心书面授权,任何人、任何单位都不得以中心的名义或者所属部门的名义对外签订合同。

第三条 适用范围

中心及其所属的不具有独立法人资格的科室(处、部),在对合同的订立、履行、变更或解除、争议解决等进行审批、管理、监督、检查时,应当遵守本办法。

第四条  合同分类

本办法中对合同的分类与合同法对合同的分类不同。为了达到符合住房公积金管理实际,促进住房公积金管理运作的目的,根据合同的相对方、合同规范的主要内容不同,将合同分为业务类合同、 资金类合同、人事类合同和采购类合同四类。

( 一 )业务类合同 

业务类合同是指中心为了实现归集、提取、贷款等业务正常运转签订的各类合同。

( 二) 资金类合同

资金类合同是指中心在银行开立账户以及进行存款、划款行为而签订的各类合同。

( 三 )人事类合同

人事类合同是指实行人员聘用制度的中心,为明确管理中心和职工的权利义务,而与编外职工签订的劳动聘用合同。

( 四 )采购类合同

采购类合同是指中心为做好后勤保障,实现正常运转,委托政府集中采购机构或自行与供应商签订的采购货物、服务、房产、工程的合同,按照采购对象不同分为信息类采购合同、物业类采购合同和行政类采购合同三类。

信息类采购合同是指中心采购网络设备、计算机硬件设备、 应用软件、系统集成、网络工程等信息化设备,与供应商签订的合同。

物业类采购合同是指中心采购房产、物业租赁、物业管理、 房屋装修和修缮等事宜,与供应商签订的合同。

行政类采购合同是指中心采购除信息化设备和物业类事宜以外的档案托管、法律顾问聘任、印刷、设备维修保养等货物、服务或工程,与供应商签订的合同。

第二章 合同的管理

第五条  合同管理制度

中心合同管理遵循统一领导、分级负责的原则。中心主任全面负责合同管理工作,分管领导、各职能部门依照本办法履行相应的合同管理职责。

第六条  合同综合管理部门

中心综合科负责中心合同事务的综合性管理。

第七条  合同管理部门

为了实现中心合同的规范管理,本着分权制衡和专业化管理的原则, 合同管理部门应分为主办部门、财务部门和法律部门三类。

( 一 )主办部门

主办部门是合同的主要承办部门, 承担合同起草、签署和履行中产生的相关法律责任,其主要职责包括: 调查相对方信息和标的物信息,确定合同相对方;起草和签署合同; 按约定的时间、地点和标准进行履约;负责合同相关资料的归档。

中心根据部门职责确定各类合同的主办部门,业务类合同由归集、提取、贷款等业务部门主办;资金类合同由财务部门主办;人事类合同由综合科主办;采购类合同中,信息类合同、物业类合同由综合科主办, 行政类合同由各科室、办事处、管理部按照职责分别主办 (如货物采购合同由综合科办、 法律顾问聘用合同由稽核法规室主办,如部门职责交叉无法确定主办部门的,合同标的物的使用部门为主办部门)。

( 二 )财务部门

财务科是合同财务条款的审核部门,其主要职责包括: 对合同中涉及经费支出、资产转移的条款进行财务审核; 涉及预算资金的,审核合同经费是否在财政部门批复的预算内,按财政部门预算安排进度做出资金计划,保证合同款项能够按时支付;经主办部门审查合同相对方义务履行无误后,按合同约定拨付合同款项; 负责合同印花税的申报和缴纳。

( 三 )法律部门

稽核法规室是合同法律条款的审核部门, 其主要职责包括: 审查合同相对方信息和标的物信息的真实合法性;审查拟签合同条款的合法合规性;协调法律顾问审查拟签合同;监督合同按照约定的时问、 地点和标准进行履约;合同的签署和履约中涉及法律纠纷的,代表中心协调法律顾问进行处理。

第八条  合同的管理程序

为了保证合同的合法性、合规性, 确保合同约定事项的顺利实施,确定了合同管理的十个程序。

( 一 )可行性论证或相关部门批准的获取

中心签订合同约定的事项,需进行可行性论证或获得相关部门批准的,应当获取可行性论证资料和相关部门的批准文件。如信息化采购应当取得相关专家的可行性论证意见; 房屋买卖应当取得相关部门的批准文件。

( 二 )合同相对方的确定

签订合同获取可行性论证或相关部门批准后,主办部门负责调查合同相对方候选单位及标的物情况,确定合同相对方。采购事项需通过政府采购的均应通过政府采购程序确定合同相对方;非政府采购的,主办部门对合同相对方候选单位及标的物情况进行凋查,主要调查以下情况:营业执照、组织机构代码证等反映法人资格和注册资本的证件;业务资质证书等反映经营状况、信誉和产品质量等资信情况的证件;标的物无瑕疵证明资料( 如买卖或租赁的房屋无抵押需要提供不动产权证书)。确定其是否具有合同的履行能力和独立承担法律责任的能力, 在公正、公平、公开的前提下择优确定合同相对方。

( 三 )合同的起草

确定合同相对方后,主办部门根据法律、法规和有关规章制度起草合同,做到标的明确、平等互利、条款完备、权利义务明确、用语规范严密。 如合同文本属合同相对方起草,主办部门对合同进行审查和修改。合同条款一般包括: 合同双方名称、地址、 法定代表人(负责人) ; 合同标的、数量、质量要求、价款或报酬; 合同双方的权利义务: 合同履行期限、 地点和方式; 合同验收标准、 违约责任、解决争议的方法等。 主办部门应当与合同相对方初步协商并取得一致意见。必要时中心法律顾问可参与合同相对方的协商。

合同起草并与合同相对方协商一致后,主办部门还要对合同进行说明, 包括以下内容: 签订合同的目的或者通过签订合同解决的事项; 选择此合同相对方的原因,标的物是否存在权利瑕疵的情况,主要业务风险,包括在合同履行过程中,中心可能遭受的声誉损失或财务损失,以及可能因造成相对方或第三方损失而承担的法律责任; 中心及合同相对方的权力义务,合同争议解决条款,期限条款等;续签合同除说明以上情况外, 还需说明前一合同执行评价。

(四)合同的审查

财务科对拟签合同的财务条款进行审查, 审查内容主要包括: 合同是否符合市财务管理政策法规; 合同经费支出涉及预算资金的,是否在财政部门批复的预算内,使用专项经费的,还需审查是否符合财政部门批复的专项经费使用范围;合同中标的物的品牌、数量、金额等内容是否无误。

稽核法规室对拟签合同及相关材料进行合法性和合规性审查,同时送中心法律顾问进行法律审查,由其出具《法律意见书》。稽核法规室审查内容主要包括:主办部门报送的合同相关资料是否齐全、有效; 合同相对方法律主体资格是否具备;合同条款是否齐全,权利义务是否明确,业务风险是否得到控制,语言表述是否准确等。

( 五 )合同的审议

合同审查通过后,主办部门将合同及相关材料报中心党组会或主任办公会进行审议, 做出是否通过的决定。审议未通过的,主办部门按照中心党组会或主任办公会意见进行修改, 按上述程序再次提交中心党组会或主任办公会审议,直至中心党组会或主任办公会审议通过为止。

( 六)合同的签署、备案和公证

合同相对方签署合同后,中心主任在合同相应位置签字, 也可由中心主任出具授权委托书,委托主办部门主管领导签字。 主办部门将领导签字的合同报送综合科。综合科审查拟签合同无误,在领导签字的合同文本上盖中心印章,合同超过两页应加盖骑缝章。主办部门按照规定向有关部门办理合同的备案手续,如涉及经费支出和资产转移的,主办部门在合同签订后三个工作日内将复印件送财务科备案。

( 七 )合同履约的检查和监督

合同的履约应以合同的签署和生效为前提。主办部门按照约定的时间、地点和标准进行履约,并对合同相对方履约情况进行检查和记录,按规定需验收的还需进行履约验收。稽核法规室按照合同约定和主办部门提供的检查记录,对合同履约情况进行监督。主办部门发现合同相对方违约,危及或损害中心利益的,应立即向主管领导报告并通知稽核法规室,采取合法有效的措施,制止违约行为,必要时可请求仲裁机构或人民法院裁决。

( 八 )合同款项的支付

经过主办部门的履约检查,相对方切实履行合同义务的,财务科按财政资金进度安排及合同约定进行款项的支付。合同相对方未履行合同义务的不得办理付款手续。

(九)合同资料的归档

主办部门应当按照合同类别和签订时间顺序整理归档,需归档资料包括: 合同原件; 双方达成的补充协议;当事人订立合同和补充协议过程中形成的会谈记录、邮件、信件等;合同对方当事人缔约资格证明文件;合同相对方情况证明、合同标的物无瑕疵证明资料、项目可行性论证意见、相关部门批准文件等其他需要保存的材料。

主办部门应做好合同及其相关材料的保密工作,合同原件应编号登记,指定专人保管,一般不得外借。

合同保管部门应将履行完毕的合同资料,每年集中送中心档案室归档。

( 十 )合同的续签

合同到期需要续签的,主办部门应在合同到期一个月前( 合同另有约定的,按约定时间)对合同执行情况进行评价,在合同到期前完成续签。

第九条  合同管理人员

合同主办部门的主要负责人为合同管理责任人,并应明确指定专人负责合同事务。

第十条  法定代表人授权

中心主任是中心的法定代表人,也是中心合同的法定签署人。

中心主任有权以书面形式授权他人为合同事务的委托代理人。

法定代表人授权委托书是中心主任授权他人代为签署合同的唯一形式。

第三章 合同的履行

第十一条  合同的履行部门应当根据诚实信用原则,认真按照合同的约定履行合同,并根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

第十二条 合同需变更或解除的,应经合同当事人书面协商一致,并按前述流程报请审批。法律、行政法规、规章对合同变更或解除程序有特别规定的,从其规定。

第十三条  合同生效后,如质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的,可以协议补充。

第十四条  合同主办部门负责对合同履行过程进行监督检查,并注意防范合同履行过程中的风险。

合同履行过程中出现争议等问题的,合同的履行部门应积极与对方当事人协商解决。协商不成的,或发现可能严重影响合同履行的情况,应及时报告合同管理部门,必要时可以向稽核法规室进行法律咨询

第四章 合同的责任

第十五条  未经授权擅自订立合同的,依照中心有关规定追究责任人的责任;造成损害的,追究民事赔偿责任;涉嫌犯罪的,依法移送司法机关处理。

第十六条  订立、履行合同过程中渎职或失职的,依照中心有关规定追究责任人的责任;造成损害的,追究民事赔偿责任;涉嫌犯罪的,依法移送司法机关处理。

第十七条  泄露合同秘密或中心秘密的,依照中心有关规定追究责任人的责任;造成损害的,追究民事赔偿责任;涉嫌犯罪的,依法移送司法机关处理。

第五章  附  则

第十八条  本办法由中心稽核法规室负责解释。

第十九条  本办法自公布之日起施行。